Mapear procesos de una fábrica

Mapear una fábrica tiene tres niveles

Cuando se habla de «mapear procesos» casi siempre se piensa en el diagrama de cajas y flechas que pide la ISO 9001. En una planta con máquinas eso es solo el primer nivel, y no es donde se pierde el conocimiento:

Nivel 1: el mapa de procesos

Es un esquema de una página con tres franjas:

• Procesos estratégicos: dirección, planificación, revisión del sistema.
• Procesos operativos: la cadena que crea el producto, del pedido y la compra de material a la fabricación, el control y la expedición.
• Procesos de apoyo: mantenimiento, compras, personas y formación, calidad.

Para hacerlo basta una pizarra o cualquier herramienta de diagramas. Es útil para ordenar la empresa y es lo primero que mira un auditor, pero no le dice a nadie cómo se arranca la inyectora 3.

Nivel 2: el flujo de la línea

Baja dentro de cada proceso operativo: qué operaciones hay, en qué orden, qué máquina hace cada una y dónde se controla. Por ejemplo, en calzado: cortado → aparado → montado, con un control al final de cada uno.

Aquí aparecen los procedimientos y las hojas de control por lote. Sigue sin contar cómo se hace cada tarea, pero ya señala en qué máquinas hay que bajar al tercer nivel.

Nivel 3: cada máquina

Es el nivel que suele faltar y el que más cuesta, porque el conocimiento no está en ningún papel: está en la cabeza de una o dos personas. Cómo se ajusta la cuchilla con material grueso, qué ruido avisa de que algo va mal, qué zona de la mesa ya no se usa.

Mapear este nivel es hacer la instrucción de trabajo de cada máquina: mandos numerados, pasos con foto, criterio de cada paso, seguridad, puntos críticos y firmas. Tienes el formato en la plantilla gratuita y uno terminado en el ejemplo de una mesa de corte.

El mapa de procesos se hace una vez y se revisa poco. Las instrucciones de cada máquina cambian cada vez que cambia un formato, una herramienta o la persona que la lleva. Por eso son las que antes se quedan viejas.

Por dónde empezar

1. Dibuja la secuencia de tu producto principal, de la entrada de material a la expedición. Una línea de cajas basta.
2. Pon al lado de cada operación quién sabe hacerla. Las operaciones con un solo nombre son tu riesgo.
3. Elige la máquina que solo sabe usar una persona, o la que más cuesta enseñar al que entra.
4. Documenta esa máquina primero, con quien la conoce delante. La forma más rápida es que la grabe con el móvil mientras la explica.
5. Sigue por la siguiente de la lista, no por orden alfabético ni por sección.

Errores al mapear procesos en planta

• Quedarse en el mapa. Un diagrama precioso de procesos no forma a nadie.
• Mapear desde la oficina. El proceso dibujado y el proceso real rara vez coinciden; hay que ir a la máquina.
• Querer documentarlo todo a la vez. Se empieza por donde está el riesgo, máquina a máquina.
• No revisar. Si la máquina cambió y el papel no, el operario deja de fiarse de los dos.

Si tienes ISO 9001, el nivel 3 es el que responde a «conocimientos de la organización» y a «competencia». Lo contamos en la guía de instrucciones de trabajo e ISO 9001.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un mapa de procesos de una fábrica?

Un esquema de una página con los procesos estratégicos, operativos y de apoyo de la empresa y cómo se relacionan.

¿Qué diferencia hay entre mapa de procesos e instrucción de trabajo?

El mapa dice qué procesos hay; el flujo, en qué orden van las operaciones; la instrucción, cómo se hace cada tarea en cada máquina. Para formar a un operario hace falta el último nivel.

¿Por dónde empiezo?

Por la secuencia de tu producto principal y, dentro de ella, por la máquina que solo saben usar una o dos personas.