Dos manuales distintos
Cuando alguien en planta dice «el manual de la máquina», puede estar hablando de dos cosas muy diferentes:
| Quién lo hace | Para quién | Qué cuenta | |
|---|---|---|---|
| Manual de instrucciones del fabricante | El fabricante | Quien instala, ajusta y mantiene | La máquina en general: transporte, montaje, puesta en marcha, mantenimiento, riesgos residuales |
| Manual de uso del puesto (instrucción de trabajo) | Tu empresa | El operario que la usa cada día | Cómo se usa esa máquina en tu proceso, con tus piezas, tus formatos y lo que ha enseñado la experiencia |
El primero viene con la máquina. El segundo no lo puede hacer nadie más que tú, porque depende de cómo trabajas.
El manual del fabricante
Las máquinas que se comercializan en la Unión Europea deben ir acompañadas de un manual de instrucciones. Hoy lo exige la Directiva de máquinas 2006/42/CE, que en España se aplica mediante el Real Decreto 1644/2008; su anexo I, punto 1.7.4, fija qué debe contener y que esté en la lengua oficial del país donde la máquina se comercializa o se pone en servicio.
Desde el 20 de enero de 2027 se aplica el Reglamento (UE) 2023/1230 de máquinas, que sustituye a la directiva y permite al fabricante entregar las instrucciones en formato digital. Para las máquinas que ya tienes no cambia nada de lo que sigue.
El manual del fabricante es obligatorio y hay que tenerlo a disposición de los trabajadores. Pero tiene límites: está escrito para la máquina en general y no para tu proceso, suele ser largo y técnico, y no sabe nada de los ajustes que tu gente ha aprendido a base de piezas malas.
Lo que te toca a ti como empresa
El Real Decreto 1215/1997, sobre la utilización de los equipos de trabajo, obliga al empresario a informar a los trabajadores de cómo usar cada equipo. Su artículo 5 pide que esa información sea preferentemente por escrito, comprensible para quien la recibe, y que incluya:
- las condiciones y la forma correcta de utilización, teniendo en cuenta las instrucciones del fabricante;
- las situaciones o formas de uso anormales y peligrosas que puedan preverse;
- las conclusiones que se puedan sacar de la experiencia adquirida usando el equipo.
Ese último punto es el que el manual del fabricante nunca cubre: el ajuste con material grueso, el ruido que avisa de que algo va mal, la zona de la mesa que ya no se usa. Lo explicamos con el texto literal en la guía del RD 1215/1997.
Qué hacer con una máquina antigua sin manual
Es habitual en planta: una máquina comprada antes de 1995, de segunda mano o de un fabricante que ya no existe, sin marcado CE y sin manual. La norma no exime de nada por eso. Lo que se suele hacer, siempre con tu servicio de prevención:
- Evaluar sus riesgos como equipo de trabajo.
- Adecuarla, como mínimo, a las disposiciones del anexo I del RD 1215/1997: mandos visibles e identificables, parada de emergencia, resguardos, etc.
- Redactar la información de uso para quien la maneja: cómo se arranca, se usa, se para, se limpia y se ajusta, con sus riesgos y medidas. Aquí no hay manual del fabricante que valga: lo único que existe es lo que sabe quien la lleva años usando.
Si modificas una máquina de forma que cambia su uso previsto o sus riesgos, la normativa puede considerarte fabricante, con sus obligaciones. Consúltalo antes. Esta guía resume la norma para entenderla; no es asesoramiento legal.
Qué debe llevar un manual de uso que sirva en planta
- Identificación: máquina, número, marca y modelo, ubicación, código del documento, edición y fecha.
- Historial de revisiones: qué cambió en cada edición.
- Mandos: foto de la botonera con cada mando numerado y para qué sirve, empezando por la parada de emergencia.
- Pasos en orden: uno por acción, con foto, y un «está bien si…» que diga cómo comprobarlo.
- Usos peligrosos previsibles y lo que no se debe hacer nunca.
- Seguridad: cada riesgo con su medida obligatoria (EPI, resguardo, parada antes de intervenir).
- Puntos críticos de calidad con su tolerancia.
- Limpieza y ajustes habituales, que es donde más accidentes y más piezas malas hay.
- Firmas de quien lo revisa y quien lo aprueba.
Tienes todos esos bloques en blanco en la plantilla de instrucción de trabajo (Word, Excel y PDF), y uno ya rellenado en el ejemplo de una mesa de corte.
Cómo hacerlo en una mañana
- Elige la máquina que más cuesta enseñar o la que más incidencias da.
- Ponte al lado de quien mejor la maneja y pídele que la use explicando en voz alta lo que hace y por qué.
- Haz una foto por paso y otra de la botonera.
- Pásalo a la plantilla: un paso por acción, cada uno con su criterio.
- Lo que no sepas, déjalo marcado como pendiente; no lo inventes.
- Que lo lea alguien nuevo: cada pregunta que haga es un hueco.
- Revísalo con prevención y calidad, apruébalo y ponlo en el puesto.
Los pasos 2 a 4 son los que se comen el tiempo. Con Mapealo, el operario graba la máquina con el móvil mientras la explica y sale el manual de uso con las fotos, los pasos y un QR para la máquina; lo que el vídeo no dice queda en amarillo hasta que alguien lo completa.
Preguntas frecuentes
¿Quién tiene que hacer el manual de una máquina?
El manual de instrucciones lo entrega el fabricante. Además, la empresa debe informar a sus trabajadores, preferentemente por escrito y de forma comprensible, de cómo se usa ese equipo en su puesto (artículo 5 del RD 1215/1997).
¿Qué hago si una máquina antigua no tiene manual?
Evaluar sus riesgos, adecuarla como mínimo al anexo I del RD 1215/1997 y redactar la información de uso para los trabajadores, con tu servicio de prevención.
¿Basta con el manual del fabricante para formar al operario?
Rara vez. Está pensado para instalar y mantener la máquina, no para el uso diario en tu proceso, y no recoge la experiencia de quien la usa.
¿En qué idioma debe estar?
El del fabricante, en la lengua oficial del país donde se comercializa o pone en servicio la máquina; en España, en castellano. La información para el trabajador, en todo caso, debe ser comprensible para él.